Các công ty tư vấn tài chính muốn dùng AI để mở rộng hoạt động, nhưng phổ cập công cụ cho cả đội ngũ đòi hỏi nhiều hơn việc dựa vào một vài nhân viên vốn sẵn nhiệt tình với công nghệ. Tại một phiên thảo luận của ADVISE AI, Chủ tịch Pax Financial Group Janise Brooks và CEO Highvault Consulting David Quisenberry chia sẻ cách triển khai: lãnh đạo xác định định hướng, nhân viên đề xuất tình huống sử dụng, còn đào tạo và thử nghiệm quy mô nhỏ giúp đưa AI vào công việc từng bước.
Vấn đề này gắn trực tiếp với cách các cố vấn phân bổ thời gian. Deloitte cho biết hơn 70% thời gian của cố vấn dành cho các hoạt động không trực tiếp phục vụ khách hàng; AI có thể giải phóng tới 50% quỹ thời gian đó, giúp họ tập trung hơn vào khách hàng hiện hữu, phát triển khách hàng mới và hỗ trợ tăng trưởng của tổ chức. Phiên thảo luận do Adam Moseley, Giám đốc tư vấn AI tại Charles Schwab, điều phối, tập trung vào cách khuyến khích nhân viên tham gia thay vì khiến họ cảm thấy bị đe dọa.
Mở công cụ AI cho toàn bộ đội ngũ
Brooks cho biết Pax cung cấp Copilot cho mọi nhân viên và đặt ra yêu cầu về năng lực sử dụng cơ bản. Theo bà, tổ chức không thể chỉ trông cậy vào một nhóm nhỏ những người ủng hộ AI nếu muốn mở rộng ứng dụng. Nhân viên có thể bắt đầu từ nhu cầu trong công việc cá nhân, sau đó xác định những điểm phù hợp trong quy trình của cố vấn.
Quisenberry cũng cho rằng việc chỉ có một vài người thành thạo nền tảng là chưa đủ. Kinh nghiệm tại Highvault cho thấy công cụ cần được phổ biến trong toàn đội ngũ. Một số người có thể chưa thoải mái khi làm quen, nhưng điều đó không nên khiến AI chỉ nằm trong tay một nhóm nhỏ.
Với các công ty tư vấn tài chính, mở quyền tiếp cận cho tất cả cũng đồng nghĩa phải đáp ứng nhu cầu khác nhau giữa các vị trí và mức độ thành thạo. Sau khi cấp công cụ, tổ chức cần đặt ra chuẩn năng lực cơ bản và duy trì hỗ trợ, thay vì dừng ở việc mở tài khoản hoặc để một số nhân viên thử nghiệm riêng lẻ.
Lãnh đạo xác định mục tiêu, nhân viên tìm ứng dụng
Brooks nói lãnh đạo cần làm rõ tổ chức muốn AI đảm nhận vai trò gì và kỳ vọng ra sao ở nhân viên. Tuy nhiên, những ứng dụng cụ thể thường xuất phát từ người trực tiếp làm việc. Theo bà, định hướng cần được đặt từ trên xuống, còn cách triển khai phải có sự đóng góp từ dưới lên.
Quisenberry nhận định mức độ tham gia thực chất của CEO và các lãnh đạo cấp cao ảnh hưởng đến cách nhân viên nhìn nhận dự án. Sự ủng hộ rõ ràng từ ban lãnh đạo giúp nhân viên mạnh dạn nêu ý tưởng và đưa đúng người vào các cuộc thảo luận. Ngược lại, nếu lãnh đạo ít quan tâm, nhân viên có thể không muốn tham dự các cuộc họp liên quan, làm giảm hiệu quả triển khai.
Điều đó không có nghĩa cấp quản lý phải quyết định thay nhân viên từng tình huống sử dụng. Lãnh đạo cung cấp mục tiêu và nguồn lực, còn các nhóm tuyến đầu có thể chỉ ra những khâu thường ngày tốn thời gian, lặp lại hoặc gây vướng mắc. Kết hợp hai góc nhìn giúp các dự án AI gắn với công việc cụ thể hơn.
Đào tạo nền tảng trước khi nhân viên tự xây dựng công cụ
Khi bắt đầu tích hợp AI, Pax tổ chức một giờ đào tạo cơ bản cho toàn thể nhân viên, trong đó có phần hướng dẫn viết câu lệnh. Sau đó, công ty mở các buổi thực hành để hướng dẫn nhân viên xây dựng những tác nhân AI đơn giản. Một số người bắt đầu tự thiết kế công cụ sau khóa học: một cố vấn tạo tác nhân AI cho tổ chức phi lợi nhuận mà mình tham gia, rồi một nhân viên khác cũng thử làm theo.
Quisenberry khuyến nghị tổ chức các nhóm thảo luận để nhân viên liệt kê những việc họ muốn AI hỗ trợ, sau đó sàng lọc các dự án phù hợp để phát triển trước. Tổ chức có thể hỗ trợ xây dựng một số ứng dụng ban đầu rồi hướng dẫn nhân viên từng bước tự phát triển. Cách làm này xuất phát từ nhu cầu thực tế và giúp nội dung đào tạo gắn với công việc hằng ngày.
Bắt đầu từ việc nhỏ, đo thời gian tiết kiệm được
Brooks cho rằng những khó khăn do nhân viên nêu ra sẽ dần rõ hơn trong quá trình phổ cập AI; khả năng giải quyết các vấn đề đó là yếu tố quan trọng để tạo sự ủng hộ trong đội ngũ. Bà khuyến nghị bắt đầu từ những việc nhỏ và ghi nhận tiến triển theo từng giai đoạn, thay vì yêu cầu mọi người thay đổi toàn diện cách làm ngay từ đầu.
Pax tổ chức họp toàn công ty mỗi quý để nhân viên chia sẻ các ví dụ ứng dụng AI. Brooks cho biết có người nói một nhiệm vụ trước đây mất bốn giờ nay chỉ cần ba phút. Công ty cũng theo dõi mức độ sử dụng công cụ và trao giải “Iron Man” cho những nhân viên sử dụng tích cực nhất.
Trong quá trình triển khai, một số người dùng nhiệt tình xuất hiện ngoài dự đoán. Brooks kể một nhân viên vốn hướng nội và thiên về phân tích sau đó trở thành người rất yêu thích AI. Theo bà, tổ chức khó có thể biết trước ai sẽ trở thành người thúc đẩy ứng dụng, vì vậy cần tạo cơ hội để nhiều nhân viên tiếp cận công cụ và đưa ra ý tưởng. Bà nhấn mạnh không cần bắt đầu bằng những ứng dụng phức tạp nhất, nhưng đội ngũ cần khởi động và duy trì tiến độ.