Para integrar a inteligência artificial no dia a dia, as empresas de gestão de património precisam de mais do que alguns funcionários entusiastas. Numa sessão da ADVISE AI, Janise Brooks, presidente da Pax Financial Group, e David Quisenberry, CEO da Highvault Consulting, defenderam uma abordagem assente em objetivos definidos pela liderança, ideias dos funcionários, formação e experiências em pequena escala.
A questão tem impacto direto na capacidade de atendimento e no crescimento das empresas. Segundo a Deloitte, os consultores financeiros dedicam mais de 70% do seu tempo a tarefas que não envolvem o serviço ao cliente; a IA poderá libertar até metade desse tempo. A sessão, moderada por Adam Moseley, diretor de consultoria em IA da Charles Schwab, abordou formas de envolver as equipas sem que estas sintam que a tecnologia ameaça os seus postos de trabalho.
Acesso às ferramentas para toda a equipa
A Pax disponibiliza o Copilot a todos os funcionários e espera que cada um alcance um nível básico de proficiência, afirmou Brooks. A adoção não deve depender de um pequeno grupo de promotores internos. Os funcionários podem começar por identificar necessidades no seu próprio trabalho e, depois, procurar formas de aplicar a IA aos processos dos consultores.
Quisenberry também alertou para os riscos de concentrar o conhecimento em poucas pessoas. Na experiência da Highvault, as ferramentas devem estar ao alcance de toda a equipa. Alguns funcionários podem precisar de mais tempo para se familiarizar com elas, mas isso não justifica limitar o uso da IA a um grupo restrito.
Nas empresas de consultoria financeira, o acesso generalizado também exige que se tenham em conta diferentes funções e níveis de experiência. Criar contas é apenas o primeiro passo: para que a implementação ultrapasse a fase de teste, são necessárias expectativas básicas e apoio contínuo.
A liderança define os objetivos; os funcionários identificam as aplicações
Os responsáveis devem explicar o que a empresa pretende alcançar com a IA e o que espera que os funcionários aprendam, disse Brooks. No entanto, as aplicações mais úteis surgem muitas vezes de quem está na linha da frente. A direção deve partir da liderança, mas a implementação precisa de crescer de baixo para cima.
O envolvimento do CEO e dos quadros superiores pode influenciar a importância que os funcionários atribuem à iniciativa, afirmou Quisenberry. Um apoio visível incentiva a partilha de ideias e ajuda a reunir as pessoas certas. Se a liderança não participar, os funcionários podem ter menos vontade de comparecer às reuniões, enfraquecendo o esforço.
Isso não significa que os gestores devam escolher todas as aplicações. A liderança pode definir objetivos e disponibilizar recursos, enquanto os funcionários identificam as etapas demoradas, repetitivas ou frustrantes do trabalho diário. Juntar estas perspetivas ajuda a transformar projetos de IA em mudanças práticas.
Formação básica e aplicações simples
Quando começou a integrar a IA, a Pax deu a todos os funcionários uma hora de formação de base, incluindo uma introdução à criação de instruções para os modelos. Seguiram-se workshops sobre como construir agentes simples. Depois das sessões, alguns funcionários começaram a desenvolver ferramentas por iniciativa própria. Um consultor criou um agente para uma organização sem fins lucrativos onde é voluntário; outro funcionário também começou a experimentar.
Quisenberry sugeriu organizar grupos de discussão para recolher tarefas que os funcionários gostariam de delegar à IA e, em seguida, escolher em equipa os projetos adequados para uma primeira fase de desenvolvimento. A empresa pode ajudar a criar um conjunto inicial de aplicações e, mais tarde, formar os funcionários para desenvolverem as suas próprias ferramentas. Partir de necessidades concretas também ajuda a manter a formação ligada às responsabilidades diárias.
Ganhar confiança com poupanças de tempo mensuráveis
À medida que a adoção da IA avança, surgem dificuldades no trabalho dos funcionários, disse Brooks, e resolvê-las é importante para obter apoio. A sua recomendação é começar em pequena escala e encarar os resultados graduais como progresso, em vez de esperar que as equipas mudem radicalmente a forma de trabalhar desde o início.
A Pax organiza reuniões trimestrais com todos os funcionários para partilhar exemplos de utilização da IA. Brooks contou que um funcionário relatou ter reduzido de quatro horas para três minutos o tempo necessário para concluir uma tarefa. A empresa também acompanha a utilização das ferramentas de IA e atribui o «Iron Man Award» aos utilizadores mais ativos.
Alguns dos utilizadores mais empenhados surpreenderam a empresa. Brooks recordou o caso de um funcionário inicialmente reservado e analítico que acabou por se tornar entusiasta da IA. As empresas podem não saber antecipadamente quem vai impulsionar a adoção, pelo que é importante dar a oportunidade a pessoas de toda a organização para experimentar as ferramentas e apresentar ideias. A implementação não precisa de começar pelas aplicações mais complexas, mas exige que as equipas deem os primeiros passos e continuem a desenvolver o trabalho.